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Die E-Rechnung kommt – Wichtig für Sie zu wissen!
Die E-Rechnung wird Pflicht. Bestimmt haben Sie es schon gehört: im Rahmen des Wachstum-schancengesetzes sind Unternehmen im B2B-Geschäft künftig zum Versand einer E-Rechnung verpflichtet. Als E-Rechnung gilt nicht einfach eine Rechnung in digitaler Form, z.B. als PDF – sie muss bestimmte technologische Anforderungen erfüllen. Bislang war dies nur für Aufträge der öffentlichen Hand vorgeschrieben.
Kurzer Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen für die E-Rechnung
Die verpflichtende E-Rechnung wird zum 1. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wird es Übergangsregelungen geben.
Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Der aktuelle Stand ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.
XRechnung oder ZUGFeRD – was bedeutet das konkret?
Für die Umsetzung der gesetzlichen Grundlagen gibt es in Deutschland zwei gängige Formate – die XRechnung und das ZUGFeRD-Format.
Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der EU-Norm „Rechnungslegung EN-16931“. XRechnungen basieren auf dem Format XML und wurden von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelt und werden auch „XML-Rechnung“ genannt. Sie sind maschinenlesbar.
ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Rechnungsformat. Der Name ist ein Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“. Dieses Format besteht aus einem PDF als von Menschen lesbaren Oberfläche und zusätzlichen, nur maschinenlesbaren, strukturierten Daten im Hintergrund. Diese Daten sind dabei für das menschliche Auge verborgen im finalen PDF/A-Format integriert. Da bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht alle elektronischen Übertragungswege erlaubt sind, bietet sich die Verwendung von ZUGFeRD an. Da es menschenlesbar ist, ist es das intuitivste Format.
Mehr Info - direkt zur Homepage vom Bundesministerium
Ich beschäftige mich gerade damit, dass wir als Unternehmung die gesetzlichen Vorgaben pünktlich zum 01.01.2025 umsetzen und damit Folge leisten, aber als Bilanzbuchhalterin & Interim Managerin habe ich zu diesem Ganzen doch meine eigenen Ansprüche, die wären:
Es geht um das Mitsenden von Nachweisen - Beispiel: Zeitnachweise, Hotelrechnungen (Posten, die auf der Rechnung mit abgerechnet werden) usw..
DATEV hat bei der ZUGFeRD-Rechnung dies mit Drag & Drop gelöst. Ich gehe davon aus, dass die anderen Softwarehäuser dies ähnlich gelöst haben.
Bei einer XRechnung weiß ich zur Zeit noch nicht ob es bei DATEV so gelöst wurde wie bei der ZUGFerd-Rechnung - diese Variante stellt sich für mich als wenig praktikabel dar - der öffentliche Bereich für die Fördermittelanforderungen benötigt es zwingend seit 2021. Ob es da mittlerweile an der XRechnung mit angehängt werden kann, weiß ich nicht - 2021 war es noch nicht möglich.
Von einem IT-Dienstleister (Hamburg), der eine umsetzbare Lösung für Excel, Word & Co beschäftigt hat, meinte hierzu: "Add-In so zu erweitern, dass man den Speicherort der gewünschten Anhänge mit angibt und nur ein PDF/A mit allen Seiten (also der E-Rechnung UND den Anhängen) erstellt". Diese Lösung ist für mich auf den ersten Blick akzeptabel. Man müsste natürlich noch schauen wie die digitale Ablage ausschaut! Dabei denke ich an die Nischen-Vorgänge, die nicht in der automatischen Auftragsbearbeitung abgelichtet werden - wie z.B. Stromlieferungen aus der Photovoltaikanlage (B2B) oder einer Holdingumlage, um nur 2 Beispiele zu nennen.
Sollten Sie mit Excel oder Word Ihre Rechnungen schreiben, dann kann ich Ihnen gerne die Ansprechperson und dessen Kontaktdaten zu kommen lassen. Schreiben Sie hierfür eine E-Mail, oder rufen Sie mich an.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form unverändert elektronisch aufbewahrt werden. Die Finanzverwaltung muss in der Lage sein, diese Rechnungen maschinell auszuwerten.
Die E-Rechnungspflicht hat einige wichtige Ausnahmen!
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG sind von dieser Pflicht ausgenommen.
Hier geht es direkt zum Umsatzsteuergesetz (UStG)
- Ebenso Kleinbetragsrechnungen, die einen Betrag von 250 Euro nicht überschreiten, unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.
- Fahrausweise müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden.
- Mietverträge als Dauerrechnungen: Mietverträge können als Dauerrechnungen betrachtet werden. Es reicht aus, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum (erste Mietdauer) eine elektronische Rechnung ausgestellt wird (sofern eine Verpflichtung dazu besteht), wobei der Mietvertrag als Anhang beigefügt werden muss. Bei Änderungen muss (einmalig) eine erneute E-Rechnung für den nachfolgenden Teilleistungszeitraum ausgestellt werden.
Für Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen oder Lizenzverträgen, die die bereits jetzt laufen
oder bis zu diesem Zeitpunkt neu abgeschlossen werden, muss keine E-Rechnung erstellt werden