Die E-Rechnung wird Pflicht. Bestimmt haben Sie es schon gehört: im Rahmen des Wachstum-schancengesetzes sind Unternehmen im B2B-Geschäft künftig zum Versand einer E-Rechnung verpflichtet. Als E-Rechnung gilt nicht einfach eine Rechnung in digitaler Form, z.B. als PDF – sie muss bestimmte technologische Anforderungen erfüllen. Bislang war dies nur für Aufträge der öffentlichen Hand vorgeschrieben. 

Für die Umsetzung der gesetzlichen Grundlagen gibt es in Deutschland zwei gängige Formate – die XRechnung und das ZUGFeRD-Format. 

Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der EU-Norm „Rechnungslegung EN-16931“. XRechnungen basieren auf dem Format XML und wurden von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelt und werden auch „XML-Rechnung“ genannt. Sie sind maschinenlesbar.

ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Rechnungsformat. Der Name ist ein Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“. Dieses Format besteht aus einem PDF als von Menschen lesbaren Oberfläche und zusätzlichen, nur maschinenlesbaren, strukturierten Daten im Hintergrund. Diese Daten sind dabei für das menschliche Auge verborgen im finalen PDF/A-Format integriert. Da bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht alle elektronischen Übertragungswege erlaubt sind, bietet sich die Verwendung von ZUGFeRD an. Da es menschenlesbar ist, ist es das intuitivste Format.

Ich beschäftige mich gerade damit, dass wir als Unternehmung die gesetzlichen Vorgaben pünktlich zum 01.01.2025 umsetzen und damit Folge leisten, aber als Bilanzbuchhalterin & Interim Managerin habe ich zu diesem Ganzen doch meine eigenen Ansprüche, die wären: 

Es geht um das Mitsenden von Nachweisen - Beispiel: Zeitnachweise, Hotelrechnungen (Posten, die auf der Rechnung mit abgerechnet werden) usw..

Ich weiß, dass bei einer XRechnung solche rechnungsrelevanten Anlagen in einer E-Mail mit versendet werden können, da ich bereits 2021 für den Öffentlichen Bereich (Leibniz-Institut) dies als Projekt umgesetzt habe. Allerdings waren das keine automatisierte Vorgänge!

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist das für mich zum jetzigen Stand noch ungeklärt. Von einem IT-Dienstleister, mit dem ich in dieser Sache in Kontakt bin, meinte hierzu: "Add-In so zu erweitern, dass man den Speicherort der gewünschten Anhänge mit angibt und nur ein PDF/A mit allen Seiten (also der E-Rechnung UND den Anhängen) erstellt". Diese Lösung ist für mich auf den ersten Blick akzeptabel. Man müsste natürlich noch schauen wie die digitale Ablage ausschaut! Allerdings ist das ein IT-Dienstleister (Hamburg), der eine umsetzbare Lösung für Excel, Word & Co erschaffen hat. Dabei denke ich an die Nischen-Vorgänge, die nicht in der automatischen Auftragsbearbeitung abgelichtet werden - wie z.B. Stromlieferungen aus der Photovoltaikanlage (B2B) oder einer Holdingumlage, um nur 2 Beispiele zu nennen. 

Sollten Sie mit Excel oder Word Ihre Rechnungen schreiben, dann kann ich Ihnen gerne die Ansprechperson und dessen Kontaktdaten zu kommen lassen. Schreiben Sie hierfür eine E-Mail, oder rufen Sie mich an.

DATEV, die natürlich auch Ihre eigene IT-Lösung hierfür erarbeitet hat, werde ich Ende November 2024 kennenlernen - Termin steht bereits! Bin natürlich gespannt, ob gerade in der steuerberatenden Branche an dieses Thema gedacht wurde. Update folgt! 

Das Problem, das ich an dieser Stelle für mich sehe, ist, dass die rechnungsrelevanten Unterlagen nicht an der Rechnung mit dran hängen und bei einer späteren internen Prüfung oder Nachfrage vom Kunden das große Suchen beginnt - wobei niemand die Zeit dafür übrig hat. 

Aber wie gehen Sie mit dieser Umsetzung um?
Haben Sie diese oder ähnliche Punkte auch für sich auf der Agenda? Wenn ja, was für Lösungen seitens Ihres IT-Dienstleisters gibt es?